De unde am început — ziua unui auditor înainte de implementare
Moldretail Group administrează zeci de locații comerciale în toată Moldova. Fiecare trebuie să respecte standarde uniforme: curățenie, aranjarea mărfurilor, respectarea regulamentelor de personal, funcționarea echipamentelor. Pentru verificarea acestor standarde, compania dispune de auditori — specialiști care vizitează periodic locațiile și înregistrează abaterile.
Înainte de implementarea sistemului, ziua unui auditor arăta astfel: sosea la locație cu un checklist tipărit de 40–50 de puncte, îl completa de mână, fotografia separat neconformitățile pe telefon, se întorcea la birou și transfera totul în Excel. Redactarea raportului pentru o singură locație dura 2–3 ore. Datele centralizate ajungeau la sediu o dată pe lună — în acel moment, jumătate din problemele identificate nu mai erau de actualitate.
De ce era greu de remediat
- Niciun format unificat: fiecare auditor își ținea notițele în felul său, compararea locațiilor era imposibilă
- Fotografiile neconformităților rămâneau pe telefoanele personale și nu erau asociate unui punct specific de verificare
- Conducerea vedea datele cu 2–4 săptămâni întârziere
- Neconformitățile repetate nu erau urmărite — nu exista un istoric per locație, aceleași probleme reapăreau
- Standardele se schimbau, dar actualizarea checklist-urilor pe hârtie la toți auditorii la timp era practic imposibilă
Ce am construit
Am dezvoltat un sistem de management al calității format din două componente. Pentru auditori — o aplicație mobilă (iOS și Android): checkliste structurate conform standardelor companiei, fotografierea neconformităților direct în formular, calculul automat al scorului locației la finalizarea verificării. Checklist-urile se actualizează centralizat — toți auditorii lucrează întotdeauna cu versiunea actualizată. Pentru management și directorii regionali — o platformă web accesibilă de pe orice calculator sau tabletă: rezultatele verificărilor apar imediat după finalizarea auditului, fără așteptare și introducere manuală. Locațiile pot fi comparate între ele, filtrate după regiuni și categorii de neconformități. Sistemul evidențiază automat abaterile critice și indică dacă o neconformitate este repetată. Înainte petreceam mai mult timp redactând raportul decât verificând locația. Acum raportul este gata înainte să plec din locație.
Ziua unui auditor după implementare
Auditorul deschide aplicația, selectează locația din listă, lansează verificarea pe checklist-ul corespunzător. Fiecare punct este o întrebare cu variante de răspuns și câmp pentru fotografie. La finalizare, sistemul generează automat raportul și calculează scorul final. Datele apar instantaneu în platforma centrală a biroului, vizibilă imediat de management. Întreaga verificare, inclusiv documentarea, durează aproximativ 70 de minute față de cele 3,5 ore anterioare.
Ce s-a schimbat
- Durata unei verificări a scăzut de la ~3,5 ore la ~70 de minute — cu 65%
- 100% din rapoarte sunt în format digital, transferul manual al datelor a fost eliminat complet
- Conducerea vede rezultatele în timp real în loc de sinteze lunare
- Istoricul neconformităților per locație permite urmărirea dinamicii și identificarea problemelor sistemice
