С чего мы начали — день аудитора перед внедрением
Moldretail Group управляет десятками торговых точек по всей Молдове. Каждая из них должна соответствовать единым стандартам: чистота, выкладка товаров, соблюдение правил работы персонала, исправность оборудования. Для проверки этих стандартов в компании работают аудиторы — специалисты, которые периодически посещают торговые точки и фиксируют отклонения.
До внедрения системы рабочий день аудитора выглядел следующим образом: он приезжал на объект с распечатанным чек-листом из 40–50 пунктов, заполнял его от руки, отдельно фотографировал несоответствия на телефон, возвращался в офис и переносил все данные в Excel. Составление отчёта по одному объекту занимало 2–3 часа. Централизованные данные поступали в головной офис раз в месяц — к тому моменту половина выявленных проблем уже теряла актуальность.
Почему это было сложно исправить
- Отсутствие единого формата: каждый аудитор вел свои записи по-своему, сравнивать объекты было невозможно
- Фотографии несоответствий оставались на личных телефонах и не привязывались к конкретному пункту проверки
- Руководство получало данные с задержкой в 2–4 недели
- Повторяющиеся несоответствия не отслеживались — не было истории по каждому объекту, и одни и те же проблемы возникали снова и снова
- Стандарты менялись, но своевременно обновить бумажные чек-листы у всех аудиторов было практически невозможно
Что мы создали
Мы разработали систему управления качеством, состоящую из двух компонентов. Для аудиторов — мобильное приложение (iOS и Android): чек-листы, структурированные в соответствии со стандартами компании, фотографирование несоответствий прямо в форме, автоматический расчет оценки объекта по завершении проверки. Чек-листы обновляются централизованно — все аудиторы всегда работают с актуальной версией.
Для руководства и региональных директоров — веб-платформа, доступная с любого компьютера или планшета: результаты проверок появляются сразу после завершения аудита, без ожидания и ручного ввода данных. Объекты можно сравнивать между собой, фильтровать по регионам и категориям несоответствий. Система автоматически выделяет критические отклонения и указывает, является ли несоответствие повторным.
Раньше мы тратили больше времени на составление отчёта, чем на проверку объекта. Теперь отчёт готов ещё до того, как я покидаю объект.
Рабочий день аудитора после внедрения
Аудитор открывает приложение, выбирает объект из списка, запускает проверку по соответствующему чек-листу. Каждый пункт представляет собой вопрос с вариантами ответов и полем для фотографии. По завершении система автоматически формирует отчет и рассчитывает итоговую оценку. Данные мгновенно появляются на центральной платформе офиса, где их сразу же может увидеть руководство. Вся проверка, включая документирование, занимает примерно 70 минут по сравнению с прежними 3,5 часами.
Что изменилось
- Продолжительность проверки сократилась с ~3,5 часов до ~70 минут — на 65 %
- 100 % отчетов представлены в цифровом формате, ручная передача данных полностью исключена
- Руководство видит результаты в режиме реального времени вместо ежемесячных сводок
- История несоответствий по каждому объекту позволяет отслеживать динамику и выявлять системные проблемы
