DMS (Document Management System) este sistemul de management al documentelor dezvoltat de TakeIT pentru un grup de companii cu peste 10.000 de angajați. Am construit soluția end-to-end, de la arhitectură și backend până la interfața web. Documentele interne circulă digital, cu trasee de aprobare clare, în locul hârtiei și al fluxurilor manuale.
Centrul sistemului îl reprezintă documentele financiare, în primul rând cererile de plată. Angajatul creează documentul, iar acesta trece prin aprobări pe mai multe niveluri, după regulile companiei. Fiecare document are un status clar și un istoric al acțiunilor, astfel că oricine implicat vede în ce etapă se află și cine trebuie să acționeze. Pentru documentele în valută, cursul de schimb vine automat de la Banca Națională a Moldovei (BNM).
DMS este integrat bidirecțional cu sistemul ERP. Datele circulă automat între cele două sisteme, sunt validate și corelate corect, fără introducere dublă și fără discrepanțe. Backend-ul este modular, ca în sistem să se poată adăuga ușor tipuri noi de documente și trasee de aprobare.
Fiind folosit zilnic de un număr mare de utilizatori, sistemul e construit pentru volum și siguranță. Interogările către baza de date sunt optimizate pentru viteză. Controlul accesului concurent previne modificarea simultană a aceluiași document de către doi utilizatori, iar consistența datelor și securitatea sunt asigurate pe toate fluxurile.
